Prima cifra pe care o cere orice locatie e numarul de invitati. E si prima la care organizatorii nu au un raspuns clar, pentru ca lista se schimba de cateva ori pana in ziua evenimentului si rareori ramane la forma de la inceput.
Cand cineva cauta un salon botez Ploiesti sau in orice alt oras, intrebarea despre numarul de persoane vine inaintea tuturor celorlalte. De ea depinde ce variante raman pe lista si care se elimina din prima discutie, fara sa mai fie vizitate vreodata.
Partea complicata e ca o sala are doua cifre diferite, iar amandoua sunt corecte. Capacitatea maxima si numarul la care oamenii stau comod nu sunt acelasi lucru si diferenta dintre ele decide in buna masura cum se simte seara.
Capacitatea maxima si cea reala
Capacitatea maxima e numarul de scaune care incap fizic in sala. E o cifra reala si e folosita in materialele de prezentare, pentru ca arata bine, dar descrie o situatie in care nu mai ramane loc pentru nimic altceva.
Intr-un salon evenimente lux, numarul confortabil e de obicei sensibil mai mic decat maximul afisat. Diferenta se duce in ringul de dans, in spatiul dintre mese, in zona de bar si in culoarele pe care circula personalul in timpul servirii.
Intrebarea corecta la vizita nu e cati oameni incap, ci cati incap confortabil, cu ring de dans si cu loc de trecere. Raspunsul la a doua intrebare e cel care conteaza si e de obicei cu douazeci sau treizeci de persoane mai mic.
Lista de invitati in timp
Lista nu e niciodata fixa si asta surprinde pe cei care organizeaza pentru prima data. Numarul initial, cel scris pe hartie in prima seara, difera aproape intotdeauna de cel final, uneori cu destul de multe persoane in minus.
Cine cauta o locatie nunta cu trei luni inainte lucreaza cu o estimare, nu cu o cifra sigura. De aceea, conteaza mult ce flexibilitate accepta locatia si pana cand se poate comunica numarul definitiv, fara penalizari si fara discutii.
Evolutia obisnuita e in scadere. Lista initiala, facuta din entuziasm, se reduce pe masura ce vin raspunsurile si pe masura ce apar situatii personale la invitati, iar diferenta dintre cele doua cifre poate fi destul de mare.
Asezarea meselor in sala
Numarul de invitati decide si felul in care se aranjeaza sala. Aceeasi incapere poate fi organizata in mai multe moduri, iar alegerea schimba destul de mult cat de aproape stau oamenii si cat de usor se circula intre mese.
Variantele intalnite cel mai des, fiecare cu avantajele ei in functie de numarul de persoane si de tipul evenimentului organizat, sunt cam acestea:
- mese rotunde, cu opt sau zece persoane fiecare
- mese lungi, asezate in paralel
- o combinatie, cu o masa principala si restul rotunde
- mese inalte, pentru evenimente fara servire la masa
- asezare mixta, cu o zona de stat jos si una libera
Alegerea nu e doar estetica si are urmari practice. Mesele rotunde favorizeaza discutiile in grupuri mici, in timp ce mesele lungi fac sala sa para mai plina si lasa mai mult loc liber in centru pentru restul programului.
Pasii de la lista la plan
Intre lista de invitati si planul final de asezare sunt cateva etape pe care multi le comprima intr-o singura seara, de obicei cu doua saptamani inainte. Rezultatul e un plan facut in graba, care se schimba apoi de trei ori.
Ordinea care functioneaza, intinsa pe cateva saptamani in loc de o singura seara, arata cam asa pentru orice tip de eveniment de familie:
- se face lista completa, fara sa se taie nimic
- se imparte in categorii, dupa cat de apropiati sunt
- se trimit invitatiile si se asteapta confirmarile
- se grupeaza invitatii pe mese, dupa cine cu cine
- se comunica numarul final locatiei, la termenul stabilit
Pasul patru e cel care cere cel mai mult timp si cea mai multa diplomatie. Nu e o problema de matematica, ci una de relatii din familie, iar cine incearca sa il rezolve rapid se intoarce de obicei la el de mai multe ori.
Confirmarile si neprezentarile
Chiar si dupa confirmari, cifra finala nu e garantata. La orice eveniment apar persoane care nu ajung, din motive aparute in ultimele zile, iar numarul lor e de obicei mai mare decat se asteapta organizatorii.
Lucrul asta se discuta deschis cu locatia, pentru ca influenteaza direct costul. Unele locuri accepta o marja de cateva persoane fata de numarul comunicat, altele factureaza exact ce s-a anuntat, indiferent cati vin efectiv.
Conditiile astea sunt scrise in contract si merita citite inainte de semnare. Nu sunt ascunse nicaieri, doar ca nimeni nu se uita la ele in momentul in care toata lumea e entuziasmata si se gandeste la cu totul altceva.
Marja lasata la rezervare
Cea mai buna strategie la rezervare e sa se lase putin spatiu de manevra in ambele sensuri. O sala aleasa exact la numarul estimat devine o problema daca apar inca zece invitati si pare goala daca lipsesc douazeci.
Pentru asta, merita intrebat de la inceput daca sala se poate adapta. Unele locatii pot separa o parte din spatiu sau pot aranja mesele altfel, ceea ce rezolva elegant diferentele aparute pe parcurs, fara costuri suplimentare.
Flexibilitatea asta valoreaza mai mult decat pare in momentul rezervarii. Devine evidenta cu doua saptamani inainte de eveniment, cand cifrele se mai schimba pentru ultima data si cand nimeni nu mai vrea discutii suplimentare.
