✔ Registrele și documentele justificative ale unui PFA se păstrează 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar
✔ Documentele care arată proveniența unui bun cu durată de viață utilă de peste 5 ani se păstrează pe toată această durată, nu doar 5 ani
✔ La facturile din e-Factura, originalul e fișierul XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, iar sistemul îl ține disponibil pentru descărcare 60 de zile
✔ Termenul de păstrare se suprapune cu termenul general în care ANAF poate stabili diferențe de taxe: 5 ani, tot de la 1 iulie a anului următor
Un control fiscal nu se anunță cu ani înainte. Când vine, inspectorul cere registrele și documentele care susțin fiecare sumă din declarațiile tale — inclusiv pe cele din anii pe care tu i-ai considerat de mult închiși.
Pentru un PFA, arhiva nu înseamnă un depozit de bibliorafturi. Înseamnă să știi ce păstrezi, cât timp și în ce format, ca orice venit și orice cheltuială să aibă documentul ei atunci când ți se cere.
Ce vei afla din acest articol:
- Cât timp păstrează un PFA registrele și documentele justificative
- Ce intră în arhivă și ce greșeli apar la facturile din e-Factura
- Pe câți ani înapoi poate verifica ANAF un PFA
Cât timp păstrează un PFA documentele în 2026
Răspunsul scurt: 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite documentele. Regula e scrisă în reglementările contabile pentru partida simplă (OMFP 170/2015, cu modificările din 2023) și se aplică registrelor obligatorii și documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor.
Concret, pentru un PFA al cărui exercițiu financiar e anul calendaristic:
| Documentele anului | Termenul începe la | Le păstrezi cel puțin până la |
|---|---|---|
| 2023 | 1 iulie 2024 | 1 iulie 2029 |
| 2024 | 1 iulie 2025 | 1 iulie 2030 |
| 2025 | 1 iulie 2026 | 1 iulie 2031 |
| 2026 | 1 iulie 2027 | 1 iulie 2032 |
Excepția importantă privește bunurile durabile: documentele care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață utilă mai mare de 5 ani se păstrează pe toată durata de viață utilă a bunului. Factura unui astfel de bun nu iese din arhivă odată cu celelalte documente ale anului în care l-ai cumpărat.
Ce intră în arhiva unui PFA
Arhiva are trei straturi: registrele, documentele care le susțin și actele fiscale ale fiecărui an.
| Ce păstrezi | Exemple |
|---|---|
| Registrele | Registrul-jurnal de încasări și plăți și Registrul-inventar, în sistem real; Registrul de evidență fiscală |
| Documentele justificative | Facturile emise, facturile și bonurile de cheltuieli, extrasele de cont, contractele cu clienții |
| Documentele deducerilor speciale | Contractul de comodat pentru mașină, foile de parcurs, documentele bunurilor amortizate |
| Actele fiscale | Declarațiile Unice depuse, recipisele de depunere, deciziile primite de la ANAF, dovezile de plată |
La normă de venit, evidența e mai simplă: se completează partea de venituri din Registrul de evidență fiscală, iar cheltuielile nu influențează taxele. Facturile emise și dovezile de încasare rămân însă documente care se păstrează.
Actele de înființare — certificatul de înregistrare și autorizațiile activității — merită păstrate cât timp există PFA-ul, pentru că ți se cer la tot felul de proceduri, nu doar la control.
Facturile din e-Factura: de ce contează fișierul XML
Aici apare cea mai frecventă greșeală de arhivare. Pentru facturile transmise prin sistemul RO e-Factura, originalul nu e PDF-ul pe care îl primești pe e-mail sau îl vezi în aplicație, ci fișierul XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. PDF-ul e doar o reprezentare vizuală a facturii.
Problema practică: fișierele din sistem pot fi descărcate 60 de zile. Dacă nu le salvezi în acest interval, nu mai ai originalul la îndemână când îți trebuie. Regula se aplică în ambele direcții — la facturile pe care le emiți și la cele primite de la furnizori.
Soluția e simplă: un dosar electronic pentru fiecare an, în care XML-urile intră lunar, alături de restul documentelor primite în format electronic. Documentele primite pe hârtie se păstrează pe hârtie, ordonate pe ani.
Pe câți ani înapoi poate verifica ANAF un PFA
Termenul de 5 ani nu e ales întâmplător. Codul de procedură fiscală (art. 110) prevede că dreptul ANAF de a stabili creanțe fiscale se prescrie, ca regulă generală, în 5 ani, socotiți tot de la 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația. De exemplu, obligațiile aferente anului 2020 se prescriu la 1 iulie 2026. Termenul crește la 10 ani când obligațiile rezultă din fapte prevăzute de legea penală.
Practic, perioada în care trebuie să păstrezi documentele coincide cu perioada în care ți se pot cere. Iar la control, lipsa unui document are consecințe concrete: o cheltuială fără documentul justificativ nu se poate susține ca deductibilă, iar taxele se recalculează fără ea.
O arhivă care se construiește singură
Cea mai bună arhivă e cea pe care nu trebuie s-o reconstitui la final de an. SOLO este platforma digitală de contabilitate completă pentru PFA și PFI din România, cu peste 19.000 de antreprenori în gestiune, construită pentru freelanceri și liber-profesioniști cu activitate de servicii. Concret, prin SOLO poți:
- Să emiți facturi cu transmiterea în e-Factura făcută automat, la fiecare factură emisă
- Să înregistrezi cu o poză bonurile și facturile de cheltuieli, din aplicația Android
- Să vezi în dashboard facturile emise și cheltuielile înregistrate, pe fiecare an
- Să lași Declarația Unică să se construiască din evidența anului și să fie depusă la termen
Abonamentul e 139 lei/lună (preț valabil în 2026), cu totul inclus, iar declarațiile se depun cu un angajament pe care puține servicii îl formalizează: dacă platforma greșește o declarație din vina ei, SOLO plătește amenda, angajament scris în termenii serviciului.
Checklist: e pregătită arhiva PFA-ului tău pentru un control?
- Știi până când păstrezi documentele fiecărui an: 5 ani de la 1 iulie a anului următor?
- Ai pus deoparte documentele bunurilor cu durată de viață de peste 5 ani, care se păstrează mai mult?
- Descarci fișierele XML din e-Factura în cele 60 de zile în care sunt disponibile?
- Registrele și extrasele de cont ale fiecărui an sunt complete și puse la un loc?
- Declarațiile depuse și dovezile de plată stau împreună cu documentele anului?
Dacă vrei ca facturile și cheltuielile să ajungă în evidență pe măsură ce apar, nu la final de an, poți să te porțezi la SOLO aici — platforma îți preia contabilitatea pe ultimul an, pe bază de procură notarială.
Întrebări frecvente despre arhiva unui PFA
Cât timp trebuie să păstreze un PFA facturile?
Cinci ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, potrivit reglementărilor contabile pentru partida simplă. Facturile din 2026 se păstrează, așadar, cel puțin până la 1 iulie 2032. Documentele bunurilor cu durată de viață utilă de peste 5 ani se păstrează pe toată această durată.
Ajunge PDF-ul unei facturi din e-Factura?
Nu. Originalul unei facturi transmise prin RO e-Factura e fișierul XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor; PDF-ul e doar o reprezentare vizuală. Fișierele se pot descărca din sistem 60 de zile, așa că merită salvate lunar.
Pe câți ani înapoi poate verifica ANAF un PFA?
Ca regulă generală, dreptul ANAF de a stabili creanțe fiscale se prescrie în 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează obligația (art. 110 din Codul de procedură fiscală). Termenul e de 10 ani când obligațiile rezultă din fapte prevăzute de legea penală.
